Увлекательная бухгалтерия для программистов: субконто и аналитический учёт

Автор уроков и преподаватель школы: Владимир Милькин

05 июня 2014 года директор снова радует вас:
- Мы открыли дополнительный расчётный счёт, в другом банке.
- Зачем? - удивляетесь вы, - ведь у нас есть уже один расчетный счет.
- На всякий случай! Добрые люди посоветовали, - продолжает директор, - будем принимать часть платежей на старый счёт, а часть на новый. Нечего все яйца держать в одной корзине. Кстати, на новый счет (вот его реквизиты) сегодня поступила оплата от покупателя на сумму 37000 рублей. Не забудь отразить её в своей тетрадке.

Ну, надо так надо - вы дописываете записи по счетам 51 и 62:

              ДЕБЕТ        | КРЕДИТ
01.06.2014    12000 рублей |
03.06.2014    15000 рублей |
05.06.2014    37000 рублей |

              ДЕБЕТ        | КРЕДИТ
10.05.2014                 | 50000 рублей
12.05.2014                 | 25000 рублей
01.06.2014                 | 12000 рублей
05.06.2014                 | 37000 рублей

И добавляете проводку в журнал:

10.05.2014 Дт 50 Кт 62 50000 "Оплата от покупателя"
12.05.2014 Дт 50 Кт 62 25000 "Оплата от покупателя"
15.05.2014 Дт 60 Кт 50 10000 "Оплата поставщику"
01.06.2014 Дт 51 Кт 62 12000 "Оплата от покупателя"
03.06.2014 Дт 51 Кт 50 15000 "Сдача денег из кассы в на расчетный счет"
05.06.2014 Дт 51 Кт 62 37000 "Оплата от покупателя"

Проходит неделя. 12 июня 2014 года звонит директор и спрашивает:
- Сколько там у нас денег на нашем основном расчётном счёте?

Вы открываете страницу тетрадки по 51 счёту:

              ДЕБЕТ        | КРЕДИТ
01.06.2014    12000 рублей |
03.06.2014    15000 рублей |
05.06.2014    37000 рублей |

И видите, что тут нет разделения на основной и дополнительный расчетный счёт. Всё слепёшено. Нет, конечно, вы ещё в здравом уме и пока в состоянии вспомнить, что первые две операции (на 12000 и 15000) совершены по основному расчетному счёту, а последняя (на 37000) уже по дополнительному. Но если так дальше пойдёт, что делать, когда таких операций будет десятки и сотни?

И совершенно случайно к вам вновь заглядывает старый знакомый на чашечку кофе. Внимательно вас выслушав он говорит:
- Есть один выход из твоей ситуации. И состоит он в следующем. Заведи для 51 счёта уточнение.
- Уточнение? - спрашиваете вы.
- Ну да, уточнение. Его ещё называют аналитика, разрез, свойство. В 1С для него придумали своё название СУБКОНТО.
- Что ещё за субконто такое?
- СУБКОНТО... ну как бы тебе проще объяснить. Это аналитический разрез, если умными словами. Это дополнительное поле для каждой записи по счёту, если программистскими словами. Ну вот давай на примере твоей ситуации. Тебе явно не хватает субконто "БАНКОВСКИЕ СЧЕТА" по 51 счёту. Если завести такое субконто, то ты сможешь записывать на счёт не только сумму операции, но ты сможешь ещё дополнительно указывать к какому именно банковскому счёту (основному или дополнительному) относится эта операция. Давай перепишем твою страницу по 51 счёту так:

              ДЕБЕТ                         | КРЕДИТ
01.06.2014    12000 рублей (Основной)       |
03.06.2014    15000 рублей (Основной)       |
05.06.2014    37000 рублей (Дополнительный) |

Журнал проводок также требует исправления, ведь значения субконто нужно указывать и в нём:

10.05.2014 Дт 50 Кт 62 50000 "Оплата от покупателя"
12.05.2014 Дт 50 Кт 62 25000 "Оплата от покупателя"
15.05.2014 Дт 60 Кт 50 10000 "Оплата поставщику"
01.06.2014 Дт 51 (Основной) Кт 62 12000 "Оплата от покупателя"
03.06.2014 Дт 51 (Основной) Кт 50 15000 "Сдача денег из кассы в на расчетный счет"
05.06.2014 Дт 51 (Дополнительный) Кт 62 37000 "Оплата от покупателя"

Кстати, субконто бывают не только для 51 счёта. Они бывают для любых счетов и в общем-то в любом количестве (но обычно не больше трёх на счёт).

Количество и виды субконто закрепляются в плане счетов. Я советую тебе сразу завести субконто для 60 и 62 счетов, чтобы указывать не просто суммы расчётов с поставщиками и покупателями, но и уточнять к какому именно контрагенту они относятся. Кстати, слово КОНТРАГЕНТ очень интересное и часто используемое в бухгалтерском учёте. Если по умному, то контрагент - это одна из сторон договора в гражданско-правовых отношениях. А если проще, то контрагент - это и покупатель и поставщик, в общем любое юридическое лицо, с которым мы как организация имеем дело.

Соответственно заведём для 60 счёта субконто КОНТРАГЕНТЫ, в котором будем указывать конкретного поставщика.

И для 62 счёта также заведём субконто КОНТРАГЕНТЫ, но в нём мы будем уже указывать конкретного покупателя.

Переписываем 60 счёт:

              ДЕБЕТ                        | КРЕДИТ
                                           |
15.05.2014    10000 рублей (ООО "Ромашка") |

И 62 счёт:

              ДЕБЕТ        | КРЕДИТ
10.05.2014                 | 50000 рублей (ООО "Логика")
12.05.2014                 | 25000 рублей (ООО "Петромобиль")
01.06.2014                 | 12000 рублей (ИП Петров А.В.)
05.06.2014                 | 37000 рублей (ООО "Иволга")

В журнале также требуется указать эти значения:

10.05.2014 Дт 50 Кт 62 (ООО "Логика") 50000 "Оплата от покупателя"
12.05.2014 Дт 50 Кт 62 (ООО "Петромобиль") 25000 "Оплата от покупателя"
15.05.2014 Дт 60 (ООО "Ромашка") Кт 50 10000 "Оплата поставщику"
01.06.2014 Дт 51 (Основной) Кт 62 (ИП Петров А.В.) 12000 "Оплата от покупателя"
03.06.2014 Дт 51 (Основной) Кт 50 15000 "Сдача денег из кассы в на расчетный счет"
05.06.2014 Дт 51 (Дополнительный) Кт 62 (ООО "Иволга") 37000 "Оплата от покупателя"

Ещё очень часто к 60 и 62 счетам заводят второе субконто "ДОГОВОРЫ", чтобы указывать не только контрагента, но ещё и конкретный договор в рамках которого происходит операция. Но в твоём случае этого делать не будем, чтобы не усложнять учёт.

Кстати! К месту будет сказать, что бухгалтерский учёт без уточнений (то есть без указания дополнительной аналитики в виде субконто, то есть то как ты его вёл раньше) называется СИНТЕТИЧЕСКИМ (от слова "синтез" -  процесс соединения или объединения ранее разрозненных вещей или понятий в целое или набор). И действительно без аналитики в виде субконто твой учёт оперировал только суммами в обобщённом виде. К примеру, ты мог сказать, что за такой-то период в кассу поступило столько-то денег от покупателей. Но уточнить от каких именно покупателей поступили деньги - ты не мог. Пока не ввел дополнительную аналитику в виде субконто. Твой учёт в нынешнем виде (то есть с использованием субконто) уже нельзя назвать синтетическим, теперь твой учёт - АНАЛИТИЧЕСКИЙ (от слова "анализ" - метод исследования, характеризующийся выделением и изучением отдельных частей объектов исследования).

А твой план счётов с учётом новых субконто будет таким:

50 - КАССА
51 - РАСЧЕТНЫЕ СЧЕТА (БАНКОВСКИЕ СЧЕТА)
60 - РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ (КОНТРАГЕНТЫ)
62 - РАСЧЕТЫ С ПОКУПАТЕЛЯМИ (КОНТРАГЕНТЫ)